Оперативный дежурный подразделения заблаговременно извещает руководителя подразделения «Заказчика» о примерном времени прибытия группы для сопровождения ценного груза. Время прибытия группы не должно превышать расчетное время более чем на 15 минут. Подготовительные мероприятия должны быть закончены до прибытия группы.

Каждый выезд на маршрут должен рассматриваться начальником подразделения инкассации как новая операция, со своими особенностями, спецификой, рисками, маршрутом движения, подъездом к объекту и т. д. Потенциальный риск может быть значительно уменьшен за счет точного соблюдения порядка и правил подготовки по охране ценных грузов, наличности.

Перед выездом на маршрут, члены группы инкассации осматривают состояние кузова, днище и салон спецавтомобиля с целью обнаружения посторонних предметов, проверяют исправность дверей и замков.

Аптечка и огнетушитель должны находится в доступном для каждого члена группы  месте. С момента окончания осмотра все члены группы инкассации обязаны следить за тем, чтобы посторонние лица не могли совершить злонамеренных действий в отношении спецавтомобиля.

Надежная охрана груза - это всегда комплексное решение, сочетание нескольких мер. Кроме планирования и команды вооруженных сотрудников, это еще и навигационная система, которая помогает отслеживать место­ нахождение груза, и мониторинг его движения по трассе (или железной дороге). Мониторинговая станция, расположена в офисе ЧОПа или логистической компании. Оперативный дежурный на станции принимает звонки от сотрудников с докладами о происхождении груза. Связь поддерживается строго по графику, вся информация анализируется и, если нужно, сотрудникам даются новые установки. Постоянная связь, поддержка штаба, плюс навигаторы делают физическую охрану груза самым эффективным способом защиты.